Malgré un repérage et des plans, il est parfois difficile de visualiser ce que va réellement donner votre événement.
Chez Mars Events, nous nous sommes récemment équipés d’un nouvel outil nous permettant de réaliser rapidement des vues 3D ! Une nouvelle corde à notre arc et surtout un nouveau service pour vous…
Il est en effet tout à fait légitime que, dès la préparation de votre événement, vous ayez besoin de pouvoir vous projeter sur un agencement optimal et techniquement réalisable. Les plans 3D que nous pouvons désormais vous proposer prennent en compte vos attentes et objectifs mais aussi les caractéristiques du lieu retenu et les impératifs techniques.
Une première visite du lieu de votre événement nous permet de faire un premier plan pour valider le principe général. Notre point de départ est le plan de masse des espaces de réception afin d’être le plus précis possible, en particulier en ce qui concerne les mesures et les capacités d’accueil.
Le plan 3D événementiel nous permet de partager avec vous notre vision de l’événement de manière réaliste. Nous intégrons dans le plan les éléments à dimension réelle. Nous pouvons alors positionner par exemple une zone d’accueil avec des banques d’accueil et le nombre d’hôtesses nécessaire, l’espace scénique équipé ainsi que les chaises d’une conférence en nombre exact, les buffets traiteurs pour un cocktail ou les tables d’un dîner de gala, une zone d’animation, le positionnement des intervenants…
Le tout nous permet d’anticiper les moindres détails de votre événement et de vous conseiller le plus finement possible, mais aussi d’évaluer les espaces et quantités de mobilier, personnel, buffets… nécessaires selon le nombre de personnes attendu.
Ce plan est pour nous aussi l’occasion de vérifier les éléments de signalétique et de décoration les plus opportuns et utiles.
Le plan 3D pour anticiper les besoins techniques de tous
Véritable outil de travail, ce plan fait foi pour l’ensemble des intervenants.
Le plan de principe est en effet ajusté en détail grâce au repérage technique indispensable qui est réalisé avec les différents prestataires. C’est alors l’occasion de valider les besoins techniques de chacun et d’affiner le plan 3D événementiel afin qu’il soit le plus réaliste et précis possible.
Comme le conducteur détaillé, le plan 3D événementiel devient alors un document logistique et technique indispensable lors de la mise en place de l’événement sur le lieu choisi.
Ces plans sont évolutifs en fonction de l’avancement du projet, communiqués à l’ensemble des acteurs du projet afin de s’assurer à tout instant qu’il prend en compte les besoins de chacun. Il existe en général de nombreuses versions durant la phase préparatoire, mais une fois validé par l’ensemble des intervenants concernés, le jour-J l’installation réelle sera forcément conforme au plan prévu.
Un plan 3D est un vrai plus dans l’organisation d’un événement et représente de nombreux avantages : il vous permet de concrétiser votre événement en amont mais il nous permet aussi d’anticiper et de prévoir tous les détails du projet. Enfin, il est l’outil auquel tous les intervenants et prestataires peuvent se référer à tout moment. Une sécurité en plus donc au service de la réussite de votre événement !
